Organizando as Informações no Excel

A idéia desta postagem é ajudar a você organizar informações em uma planilha, e construir uma planilha utilizando diversos recursos. Então teremos uma série de postagens.

Quero construir uma planilha para registrar os filmes que vi, quero que o registro tenha as informações essenciais e uma avaliação passoal.

Quais seriam essas informações essenciais?

Título, gênero, diretor, atores, ano, sinopse, país, avaliação.

O que mais?

Monte a sua planlha com estes campos e formate adequadamente, em seguida selecione 10 filmes que tenha assitido e preencha a planilha.

Na próxima postagem mostro a minha, e aos poucos vamos incrementando.

Formatação Condicional

Trabalhamos muito com cores no intuito de destacar informações na planilha, a formatação condicional é uma forma inteligente de fazer isso. O Excel permite que o usuário determine uma formatação caso determinado teste lógico (verdadeiro/falso) dê verdadeiro. Podendo testar um valor ou uma fórmula.

Vamos ver os dois exemplos.

Em um boletim escolar vamos aplicar uma formatação para as notas e médias, se a nota for maior ou igual a 6 a fonte deve ficar azul, se for menor que 6, vermelho.

No caso de aprovação, se a média maior ou igual a 6, o nome do aluno deve ficar com o fundo da célula verde claro.

A planilha:

Selecione a matriz B8:F9, menu Formatar, Formatação condicional...

Condição 1: O valor da célula é | maior ou igual a | 6;
Formatação: cor da fonte azul.

Clique no botão Adicionar, e configure a Condição 2.

Condição 2: O valor da célula é | menor do que | 6;
Formatação: cor da fonte em vermelho.

 Clique em Ok e veja o resultado. Altere as notas e observe a atualização automática da formatação.

Agora vamos testar as médias e destacar os alunos aprovados.
Selecione a célula A4, menu Formatar, Formatação condicional...
Condição 1*: A fórmula é | =$F4>=6
Formatação: padrão** verde claro.

* A fórmula pode ser digitada, mas no caso de clicar na célula F4, será incluído automaticamente o endereço absoluto, neste caso exclua o cifrão ($) que fixa a linha.
** padrão é como chamamos o fundo da célula.

Clique em OK, troque as notas da Monica e observe a atualização automática da formatação.

Com a ferramenta pincel copie a formatação para os outros alunos.

O Excel permite até 3 condições para a formatação.

Trabalhando com Fórmulas no Excel

Para trabalharmos com fórmulas precisamos entender a estrutura do Excel.

O Excel é um software aplicativo de planilha eletrônica, o seu arquivo chamamos de pasta de trabalho. Uma pasta de trabalho pode possuir diversas planilhas, e cada planilha é uma grande matriz. A intercessão entre coluna e linha é uma célula, que é identificada pelo título da coluna e da linha.

Por exemplo, a célula resultante do encontro entre a coluna A com a linha 1, é a célula A1.

A célula ativa sempre está em destaque e sempre há uma célula ativa, mesmo que seja feita uma seleção. Clicando em uma célula qualquer, podemos observar que os cabeçalhos, de coluna e linha, são destacados, e na caixa de nome da barra de fórmulas é indicada a célula ativa.

Veja na imagem abaixo qual é a célula ativa.

Na imagem a célula ativa é a célula C5. Observe em desta que o cabeçalho da coluna C e o cabeçalho da linha 5, também a indicação na caixa de nome na barra de fórmulas.

O próximo passo é conhecer os operados aritméticos:

 Vou digitar os valores 5 e 2, nas células A1 e B1 respectivamente. E a partir da célula B3 todas as operações.

Para construir uma fórmula, selecione a célula onde deseja que seja feito o cálculo, digite o símbolo igual a (=), e a fórmula. Isso significa que a célula selecionada será igual ao resultado de determinada operação. Neste exemplo B3 = A1+B1.

Nas imagens abaixo as fórmulas e os resultados.

Em uma fórmula é possível realizar várias operações, para isso é importante lembrar que as operações serão realizadas da mesma forma que na matemática. Primeiro a potência (^), em seguida a multiplicação (*) ou divisão(/), por último a adição (+) ou subtração (-). No caso da necessidade de priorizar operações com  menor "hierarquia" em uma fórmula use parênteses '( )'.

Seguindo o exemplo anterior quero incluir na célula B8 a média dos valores contidos nas célula A1 e B1. Para isso selecione B8, e digite a fórmula =(A1+B1)/2.

Em seguida troque os valores das células A1 e B1, e observe a atualização automática do resultado de cada operação.

Incluída a média na célula B8.

Alterados os valores de A1 e B1.

Que tal um exercício?

Abra o Excel, e na Plan1 digite a planilha abaixo:

Na coluna E calcule a Média Global para cada aluno.

Depois confira o resultado.

Substitua os valores das notas dos alunos e observe a atualização automática das médias.