Organizando as Informações no Excel

A idéia desta postagem é ajudar a você organizar informações em uma planilha, e construir uma planilha utilizando diversos recursos. Então teremos uma série de postagens.

Quero construir uma planilha para registrar os filmes que vi, quero que o registro tenha as informações essenciais e uma avaliação passoal.

Quais seriam essas informações essenciais?

Título, gênero, diretor, atores, ano, sinopse, país, avaliação.

O que mais?

Monte a sua planlha com estes campos e formate adequadamente, em seguida selecione 10 filmes que tenha assitido e preencha a planilha.

Na próxima postagem mostro a minha, e aos poucos vamos incrementando.

Formatação Condicional

Trabalhamos muito com cores no intuito de destacar informações na planilha, a formatação condicional é uma forma inteligente de fazer isso. O Excel permite que o usuário determine uma formatação caso determinado teste lógico (verdadeiro/falso) dê verdadeiro. Podendo testar um valor ou uma fórmula.

Vamos ver os dois exemplos.

Em um boletim escolar vamos aplicar uma formatação para as notas e médias, se a nota for maior ou igual a 6 a fonte deve ficar azul, se for menor que 6, vermelho.

No caso de aprovação, se a média maior ou igual a 6, o nome do aluno deve ficar com o fundo da célula verde claro.

A planilha:

Selecione a matriz B8:F9, menu Formatar, Formatação condicional...

Condição 1: O valor da célula é | maior ou igual a | 6;
Formatação: cor da fonte azul.

Clique no botão Adicionar, e configure a Condição 2.

Condição 2: O valor da célula é | menor do que | 6;
Formatação: cor da fonte em vermelho.

 Clique em Ok e veja o resultado. Altere as notas e observe a atualização automática da formatação.

Agora vamos testar as médias e destacar os alunos aprovados.
Selecione a célula A4, menu Formatar, Formatação condicional...
Condição 1*: A fórmula é | =$F4>=6
Formatação: padrão** verde claro.

* A fórmula pode ser digitada, mas no caso de clicar na célula F4, será incluído automaticamente o endereço absoluto, neste caso exclua o cifrão ($) que fixa a linha.
** padrão é como chamamos o fundo da célula.

Clique em OK, troque as notas da Monica e observe a atualização automática da formatação.

Com a ferramenta pincel copie a formatação para os outros alunos.

O Excel permite até 3 condições para a formatação.

Trabalhando com Fórmulas no Excel

Para trabalharmos com fórmulas precisamos entender a estrutura do Excel.

O Excel é um software aplicativo de planilha eletrônica, o seu arquivo chamamos de pasta de trabalho. Uma pasta de trabalho pode possuir diversas planilhas, e cada planilha é uma grande matriz. A intercessão entre coluna e linha é uma célula, que é identificada pelo título da coluna e da linha.

Por exemplo, a célula resultante do encontro entre a coluna A com a linha 1, é a célula A1.

A célula ativa sempre está em destaque e sempre há uma célula ativa, mesmo que seja feita uma seleção. Clicando em uma célula qualquer, podemos observar que os cabeçalhos, de coluna e linha, são destacados, e na caixa de nome da barra de fórmulas é indicada a célula ativa.

Veja na imagem abaixo qual é a célula ativa.

Na imagem a célula ativa é a célula C5. Observe em desta que o cabeçalho da coluna C e o cabeçalho da linha 5, também a indicação na caixa de nome na barra de fórmulas.

O próximo passo é conhecer os operados aritméticos:

 Vou digitar os valores 5 e 2, nas células A1 e B1 respectivamente. E a partir da célula B3 todas as operações.

Para construir uma fórmula, selecione a célula onde deseja que seja feito o cálculo, digite o símbolo igual a (=), e a fórmula. Isso significa que a célula selecionada será igual ao resultado de determinada operação. Neste exemplo B3 = A1+B1.

Nas imagens abaixo as fórmulas e os resultados.

Em uma fórmula é possível realizar várias operações, para isso é importante lembrar que as operações serão realizadas da mesma forma que na matemática. Primeiro a potência (^), em seguida a multiplicação (*) ou divisão(/), por último a adição (+) ou subtração (-). No caso da necessidade de priorizar operações com  menor "hierarquia" em uma fórmula use parênteses '( )'.

Seguindo o exemplo anterior quero incluir na célula B8 a média dos valores contidos nas célula A1 e B1. Para isso selecione B8, e digite a fórmula =(A1+B1)/2.

Em seguida troque os valores das células A1 e B1, e observe a atualização automática do resultado de cada operação.

Incluída a média na célula B8.

Alterados os valores de A1 e B1.

Que tal um exercício?

Abra o Excel, e na Plan1 digite a planilha abaixo:

Na coluna E calcule a Média Global para cada aluno.

Depois confira o resultado.

Substitua os valores das notas dos alunos e observe a atualização automática das médias.

Teclas de Atalho no Word

O Word possui uma infinidade de teclas de atalho, mas a proposta é apresentar os atalhos para os comando mais utilizados.

Documento
<Ctrl>+<F12> Abrir um documento;
<Ctrl>+<F4> Fechar o documento ativo;
<Ctrl>+<O> Novo documento;
<F12> Salvar Como;
<Ctrl>+<B> Salvar;
<Alt>+ <Ctrl>+<I> Visualizar Impressão;
<Ctrl>+<P> Imprimir;

Navegação
<setas> Movimenta o cursor no texto caracter por caracter;
<Ctrl>+<seta esqueda/direita> Posiciona o cursor na próxima palavra no sentido da seta;
<Ctrl>+<seta pra cima/pra baixo> Posiciona o cursor para linha acima ou abaixo;
<Ctrl>+<Home> Posiciona o cursor no início do texto;
<Ctrl>+<End> Posiciona o cursor no final do texto.

Seleção
<Ctrl>+<T> Selecionar tudo;
<Shift>+<seta esqueda/direita> Seleciona o próximo caracter no sentido da seta;
<Shift>+<seta pra cima/pra baixo> Seleciona até a linha acima ou abaixo, na direção do cursor.
<Ctrl>+<Shift>+<seta esqueda/direita> Seleciona a próxima palavra no sentido da seta;
<Ctrl>+<Shift>+<seta pra cima/pra baixo> Seleciona a partir do cursor a linha no sentido da seta.

Texto
<Shift>+<Enter> Quebra de parágrafo;
<Ctrl>+<Enter> Quebra de página (mesma seção);
<Ctrl>+<Z> Desfazer;
<Ctrl>+<R> Repetir digitação / Refazer;
<Ctrl>+<C> Copiar;
<Ctrl>+<X> Recortar;
<Ctrl>+<V> Colar;
<Ctrl>+<L> Localizar;
<Ctrl>+<U> Substituir;
<Ctrl>+<N> Negrito;
<Ctrl>+<I> Itálico;
<Ctrl>+<S> Sublinhado;
<Ctrl>+<'>'>¹ Aumentar Fonte;
<Ctrl>+<'<'>¹ Diminuir Fonte;
<Ctrl>+<Q> Alinhar Parágrafo a Esquerda;
<Ctrl>+<G> Alinhar Parágrafo a Direita;
<Ctrl>+<E> Centralizar Parágrafo;
<Ctrl>+<J> Justificar Parágrafo.

¹ Para usar o símbolo de 'maior que' (>) ou 'menor que' (<), é necessário combinar a tecla <Shift> com a tecla que possui o símbolo desejado, isso pode variar em função da configuração de teclado.

Criar o hábito de usar as teclas de atalho pode agilizar o seu trabalho.
Use sem moderação.

O Vírus Sexta-Feira 13

Quando eu era garoto, tinha um vírus chamado Sexta-Feira 13.

Em sexta-feira 13 todos evitavam ligar o computador em casa, nos escritórios e cursos passavam o anti-vírus nos computadores nos 3 dias antes da sexta, isso porque na época o anti-vírus não ficava ativo, tinhamos que executá-lo.

Quando o computador era infectado o vírus ficava incubado se espalhando pelos arquivos de extenção .com, .exe, e alguns outros. Na sexta-feira, sendo o arquivo infectado executado o vírus entrava em ação apagando todos os dados do hd, destruindo de forma irrecuperável todas as informações.

Isso tudo começou por volta de 1988, hoje qualquer anti-vírus que é capaz de eliminar o Sexta-Feira 13.

Então lembre-se de manter o seu anti-víruas ativo e atualizado.

Atalhos do Windows com WinKey

Você tem o hábito de usar teclas de atalho?

Ao invés de executar um comando pelo "caminho" padrão, através dos menus, podemos fazer o uso da combinação de duas ou três teclas pressionadas simultâneamente.

Hoje todos os programas de computador usam e abusam dos recursos de atalho. Neste post vou tratar somente do Wiondows.

A maioria dos teclados possuem a tecla WinKey (<WK>), é aquela tecla com a logo do Windows.

Pressionando somente <WK> abrirá o menu Iniciar do Windows.

<WK>+<M> minimiza todas as janelas.

<WK>+<Shift>+<M> restaura todas as janelas minimizadas.

<WK>+<D> mostra a área de trabalho, visualmente é o mesmo que minimizar todas as janelas.

<WK>+<E> abre o Windows Explorer.

<WK>+<F> abre a janela de pesquisa do Windows.

<WK>+<R> abre a caixa de diálogo Executar.

<WK>+<L> bloqueia uma seção do Wiondows.

<WK>+<Pause/Break> abre a caixa de diálogo Propriedades do Sistema.

<WK>+<F1> abre o Centro de ajuda e suporte do Wiondows.

Aproveite as dicas e agilize o seu trabalho.

Como "pular linha" e "passar para próxima página"

É comum o pessoal abusar do <Enter> quando usa o Word, principalmente com a história de pular linha ou passar para próxima página.

Vamos ver o jeito certo de fazer isso.

"Pular linha"

Isso não existe no Word, você não pula linha, você aumenta o espaçamento antes ou depois de um parágrafo.

A configuração de parágrafo pode ser feita a qualquer momento, antes, durante ou depois da digitação do parágrafo. A recomendação é que seja feita antes ou depois, nunca durante a digitação. Antes no caso queira a mesma formatação para os parágrafos seguintes, e despois se for uma configuração específica para aquele parágrafo. No caso de configurar depois da digitação, atente para que o cursor esteja posicionado no parágrafo desejado, sendo mais de um, selecione os parágrafos.

Vou usar como exemplo um texto com dois parágrafos, onde quero afastar o segundo do primeiro (texto extraído do jornal O Globo).

Assumindo a digitação do texto o cursor está posicionado no final do texto. Na imagem abaixo optei por exibir as marcas de parágrafo (em destaque) para ajudar a visualização.

Clique no menu Formatar, comando Parágrafo.

A área com destaque vermelho são as opoções de configuração de espaçamento de perágrafo, destacado em verde o espaçamento antes e depois.

Vamos utilizar o espaçamento antes, usando a seta para cima aumenta a quantidade de pontos que irá distanciar o parágrado atual do anterior. Aumente para 12 pontos. E clique em OK.

Observe o resultado.

"Passar para próxima página"

Neste caso é comum ver pessoas usando o <Enter> até que o cursor apareça na outra página.

Não faça isso!

Use o <Enter> somente para criar um novo parágrafo.

O que precisamos é inserir uma quebra de página. Então... menu Inserir, comando Quebra.

Vamos usar a opção que já está selecionada, Quebra de página. E clique em OK.

Na primeira imagem a visualização imediata, na segunda com zoom de duas páginas.

 

Uma forma fácil e rápida de fazer a quebra de página é usar a tecla de atalho <Ctrl>+<Enter>.

Agora que você já sabe o jeito certo de "pular linha" e "passar para próxima página", pare de explorar o <Enter>.

Bom trabalho.

ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Computer)

 O ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Computer) foi o primeiro computador digital eletrônico de grande escala. Criado em fevereiro de 1946 pelos cientistas norte-americanos John Eckert e John Mauchly, da Electronic Control Company.

O ENIAC começou a ser desenvolvido em 1943 durante a II Guerra Mundial para computar trajetórias táticas que exigissem conhecimento substancial em matemática, mas só se tornou operacional após o final da guerra.

Algumas Características do Eniac

    * Pesava mais de 30 toneladas;
    * Operava na base dez e não em base Binária;
    * Ocupava 270 m2;
    * Sua capacidade de processamento era de 5000 operações por segundo;
    * Criado na segunda guerra, tinha como principal finalidade cálculos balísticos;
    * Possuia 18000 válvulas, de 175 Kw de potência;

Esta máquina não tinha sistema operacional e seu funcionamento era parecido com uma calculadora simples de hoje. O ENIAC, assim como uma calculadora, tinha de ser operado manualmente.

A calculadora efetua os cálculos a partir das teclas pressionadas, fazendo interação direta com o hardware, como no ENIAC, no qual era preciso conectar fios, relês e seqüências de chaves para que se determinasse a tarefa a ser executada. A cada tarefa diferente o processo deveria ser refeito. A resposta era dada por uma seqüencia de lâmpadas.

Referência Absoluta de Célula

Em uma planilha é comum ter uma lista de valor que você quer converter por um índice, sendo valor único.
Neste caso fazer a fórmula e na sequência usar o preenchimento automático não é possível.

Para tornar um endereço absoluto utilizamos o cifrão ($) antes da letra para fixar a coluna, e novamente antes do número para fixar a linha.
Por exemplo, para a célula C3 (endereço relativo) ficaria $C$3 (endereço absoluto).

Na planilha abaixo temos uma lista de produtos com os preços em dólar (US$), e queremos saber os valores em reais (R$).
O preço do primeiro produto está na célula B4 e a cotações do dólar está em B1.

Depois do autopreenchimento pode-se verificar nas demais células que o endereço da célula B1 não se modificou.

 

Dependendo da necessidade é possível fixar somente a coluna ou a linha do endereço de célula, neste caso o cifrão aparece somente na frente da letra para fixar a coluna, ou do número para fixar a linha.

Exemplo:
C3 - endereço relativo;
$C$3 - endereço absoluto;
C$3 - endereço relativo na coluna e absoluto na linha;
$C3 - endereço absoluto na coluna e relativo na linha.

Padrão de cores de gráfico no Excel

Esta semana um colega de trabalho me perguntou se seria possível definir um novo padrão de cores para os gráficos do Excel. Para mim esta pergunta não é novidade, mas sempre respondia que até onde eu sei isso não é possível. A questão é que eu sempre procurei no lugar errado.

Desta vez procurei no lugar certo.

É possível definir o padrão de cores para os gráficos do aplicativo, desta forma basta fazer a configuração de cores uma única vez, e todos os gráficos usarão este novo padrão.

No nosso exemplo usaremos a planilha abaixo:

Selecionando a matriz A2:F6 e fazendo o gráfico de colunas 2D obtemos o gráfico abaixo:

O padrão de cores determina quais as cores serão usadas nas colunas do gráfico, para definir um novo padrão clique no menu Ferramentas, em seguida Opções, guia Cor.

Observe a área em destaque, Preenchimento de gráfico, são oito cores que podem ser definidas no padrão. Para modificar as cores, clique sobre a cor que deseja modificar e clique no botão Modificar.

 

Já com as novas cores definidas, basta clicar em OK, e o novo padrão de cores será aplicado.

Pronto, os gráfico existentes na planilha que utilizem o padrão de cores serão modificados e os novos gráfico seguirão este novo padrão.